Interrupciones y falsos mitos de la productividad (I)

Una de las razones que merman la productividad de cualquier persona en un contexto de trabajo son las interrupciones, que pueden ser de dos tipos:

 

• Internas
• Externas

 
En ambos casos nos enfrentamos a un lucha contra los factores o elementos que nos distraen dentro de «nuestra» cabeza, pero también con las variables externas que no controlamos.

En el primer caso debemos ser capaces de mentalizarnos para evitar caer en la falsa multitarea. Está demostrado que el cerebro solo es capaz de realizar de forma óptima una tarea a la vez, por eso es conveniente que comencemos a asumir que en nuestro paradigma de trabajo debemos focalizar nuestra atención en el ahora y en una única tarea en cada ocasión. La técnica pomodoro es una forma perfecta de entrenar de forma progresiva y gamificada las interrupciones intrínsecas que tenemos.

En el segundo caso debemos realizar un recuento de los microcortes habituales. Es sencillo hacer una lista con los más comunes. La clave es el respeto máximo a la tarea presente, la piedra de toque de todo buen sistema:

1. Llamadas de teléfono: La espina dorsal de muchas actividades se fundamenta en la entrada y salida de ítems por este medio, es decir, viven y mueren a través de este medio de comunicación. Pero existe un medidor clave, el tiempo/energía que consume la recepción y clasificación de estos contactos, que depende de la persona, el interlocutor y la naturaleza de la llamada. Superado este umbral somos improductivos, pero la medida a tomar es clara: dejar de contestar hasta que seamos capaces de retomar el ritmo y «quemar» tareas.
2. Mail: Es cierto que muchos trabajos giran entorno a este canal de ítems, pero ocurre igual que con el teléfono. Si atendemos y miramos el buzón con frecuencia, nuestro trabajo se centrará en identificar y procesar las tareas que surgen de esta fuente de ítems. Por eso debemos establecer momentos concretos de baja actividad para realizar un revisión y clasificación rápida para realizar/ejecutar posteriormente.
3. Notificaciones del smartphone: Solo las personas o motivos laborales más importantes tienen que estar activadas e incluso, en algunos casos, debemos apagar esta función que está matando de forma progresiva nuestros flujos de trabajo. 
4. Peticiones de compañeros/clientes/proveedores: Esta lluvia de ítems debe ser canalizada como un tejado de dos aguas a dos velocidades distintas. Una lenta para ganar tiempo/postponer hasta la finalización de la tarea presente y una segunda más rápida de «ítems de dos minutos» que podemos realizar sin consumo excesivo de energía/tiempo.
5. The end line: En muchas ocasiones la falta de planificación hace que tengamos que interrumpir una tarea porque no hemos cumplido plazos en la finalización de otra. La productividad personal y colaborativa sostenida genera que se vayan cumpliendo plazos y que estas «sorpresas de última hora» sean cosa del pasado y dejen de romper nuestros flujos de trabajo al desplomarse los casos de fechas «abisales».

La solución no es fácil, pero nosotros os proponemos algunas que pueden servir y que son una mezcla de sentido común, cambio de hábitos y modificación del comportamiento de aquellos que nos rodean:

• Espacio de pensamiento: En muchas ocasiones es imposible pero, si podemos, debemos crear y generar momentos de nuestra jornada laboral con un espacio físico separado de lo que nos puede interrumpir. Podemos coger el portátil/tablet e irnos a una sala o despacho, realizar esa tarea en formato teletrabajo o cualquier otra solución que nos aparte de las corrientes de distracción de nuestro contexto de trabajo.
• Barreras físicas: Un simple panel de separación nos puede dar una mayor privacidad y también una indirecta tangible a los que nos rodean para que nos interrumpan menos. El ser humano en el fondo atiende a los estímulos y si no estamos a la vista el «primate de oficina» te dejará en paz, salvo que se suba a un árbol para otear el horizonte.
• Modulación del NO y la DELEGACIÓN: En cualquier sistema de productividad avanzado estas dos medidas son vitales para mejorar nuestra eficiencia. Salvo los que pertenezcan a los Vengadores o a la Liga de la Justicia, normalmente no tenemos superpoderes que nos permitan hacerlo todo. Por eso debemos usar la negación plausible como una herramienta para no hacer aquello que no nos corresponde, nos desborda o simplemente está fuera de nuestro alcance en estos momentos por falta de tiempo o recursos. De igual forma, debemos ser capaces de delegar tareas. Nadie es imprescindible, por lo tanto, ante un posible colapso o incumplimiento futuro debemos ser capaces de asignar esta tarea, aunque sea de forma temporal, a otro miembro de la organización.
• Horarios de cierre laboral: Igual que la clientela sabe que existe un horario de «apertura y cierre», nuestro entorno debe entender que en ciertos momentos de la jornada laboral no estamos para atender nuevas tareas porque estamos centrados en otras. Este acuerdo tácito o real solo se logra mediante la negociación. Si nosotros cumplimos con nuestros plazos de vencimiento a cambio de estos «cierres», nuestro entorno podrá entender que tendrá que esperar «a que abramos la ventanilla» porque es mejor para el negocio y la marcha de los proyectos.

Si queréis ampliar detalles, os puede resultar de interés escuchar el podcast de la empresa: Productividad Móvil, donde se tratan estos y otros temas similares.