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El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las comunicaciones/denuncias recibidas por el sistema interno de comunicación de GRUPO MAINJOBS
El objetivo del sistema interno de comunicación de GRUPO MAINJOBS es canalizar y facilitar la formulación segura de cualquier comunicación sobre:
Además, el presente procedimiento busca asegurar que durante todo el proceso se garantice eficazmente la protección de la privacidad de las personas involucradas y la confidencialidad sobre los datos contenidos en la denuncia, pudiendo realizarse la denuncia de forma anónima si así lo considera el denunciante.
El presente procedimiento de gestión de las informaciones, de acuerdo con lo establecido en el artículo 42 del Código de Comercio y el apartado 1 del artículo 11 de la Ley 2/2023, se aplica a GRUPO MAINJOBS. y domicilio social en Avda. Jorge Luis Borges 15, bloque 3 1ª planta 29010, Málaga, España, y a las entidades que forman parte del citado Grupo empresarial:
En dicho sentido, y salvo que del contexto resulte otra cosa, lo señalado a lo largo del presente documento lo será respecto a todas las entidades arriba enumeradas.
El canal interno de información se configura como uno de los ejes del sistema de cumplimiento y de prevención instaurado en GRUPO MAINJOBS a tenor de lo estipulado en el Art 31 Bis del CP, Circular 1/16 de la fiscalía general del Estado, Jurisprudencia del TS sobre la materia, Ley 2/2023 y Directiva 2019/1937 de la UE sobre la materia.
De acuerdo con lo establecido en el apartado 2 del artículo 8 de la Ley 2/2023 el órgano de administración de GRUPO MAINJOBS ha designado al Comité de dirección del grupo como responsable del sistema. De conformidad con dicho apartado, la tramitación de expedientes de investigación se delega en la directora del departamento jurídico, miembro del Comité de dirección de GRUPO MAINJOBS.
Nota: La gestión del sistema se lleva a cabo a través del software FACTORIAL. Herramienta por la que se garantiza la total confidencialidad de las denuncias recibidas.
La responsable del sistema desarrolla sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismos, sin recibir instrucciones de ningún tipo y disponiendo de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlos a cabo.
Tanto el nombramiento como el cese de la persona física individualmente designada, será notificada a la Autoridad Independiente de Protección del Informante , A.A.I., regulada en el título VIII Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias, en el plazo de los diez días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo.
El artículo 6 de la Ley 2/2023, establece que “La gestión del sistema interno de información se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad o acudiendo a un tercero externo, en los términos previstos en esta ley. A estos efectos, se considera gestión del Sistema la recepción de informaciones” En el caso de GRUPO MAINJOBS la gestión del sistema se lleva a cabo a través del software desarrollado por FACTORIAL, garantizando que la gestión del sistema respeta, en todo caso, la independencia, confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.
Hechos denunciables:
El Canal de denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de conductas que puedan ser constitutivas de incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los intereses de la Unión Europea o bien constituir un acto ilícito o contrato a la normativa aplicable.
Derechos de la persona denunciante:
La persona denunciante tendrá los siguientes derechos garantizados:
Imposición de medidas disciplinarias:
Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, el denunciado podrá ser objeto de sanción de conformidad con la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de la empresa, personal de la empresa o persona vinculada a la misma.
Los hechos también podrán ser puestos a disposición de las autoridades competentes, en caso de que los hechos puedan ser constitutivos de ilícito.
En el caso en que la persona denunciante sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral (proveedor, agente comercial, candidato, etc), las sanciones aplicables se limitarán al ámbito mercantil, sin perjuicio de la comunicación de los hechos a las autoridades competentes.
Comunicación de denuncia falsa o de mala fe:
El canal de denuncias debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo o en el ámbito mercantil.
Si, tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe: (i) se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación; (ii) se trasladará dicha circunstancia a la Dirección de RRHH para que, en coordinación con el Comité de dirección, se propongan medidas disciplinarias de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente y; (iii) se informará, de forma escrita, la propuesta de sanción al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración, quien decidirá la acción disciplinaria a aplicar al denunciante de mala fe.
El procedimiento interno de gestión de las denuncias constará de la siguientes fases:
Fase inicial:
La persona denunciante, en caso de optar por el uso del Canal de denuncias interno tendrá que rellenar el formulario de denuncia que está a su disposición.
La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del mismo hecho o circunstancia que deba ser comunicado, cada una de ellas deberá hacerlo de forma individual a través del canal de denuncias.
Los contenidos requeridos en el formulario de comunicación son los siguientes:
Es importante que la persona denunciante aporte detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, para que el Comité de dirección pueda realizar un análisis preliminar del contenido, permitiendo incluso el envío de ficheros o documentos adjuntos en relación a los hechos denunciados.
La empresa deberá acusar recibo de la denuncia a la persona denunciante en el plazo máximo de 7 días. La empresa podrá pedir a la persona denunciante que aporte información complementaria, si fuera necesario. Como, por ejemplo:
En caso de transcurrir 30 días sin obtener respuesta a dicha solicitud, se considerará que la persona denunciante ha desistido en su voluntad de presentar denuncia, salvo en aquellos casos en que se haya categorizado como de tipo crítico.
Fase instructora:
El plazo para resolver no será superior a 3 meses a partir del acuse de recibo o, si no se remitió un acuse de recibo al denunciante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia.
Excepcionalmente, el plazo podría ampliarse a 6 meses cuando sea necesario debido a circunstancias específicas del caso, en particular la naturaleza y la complejidad del objeto de la denuncia, que puedan justificar una investigación larga.
Fase de resolución:
La empresa emitirá de una Resolución que contemple una exposición de hechos documentada y objetiva, seguida de una exposición detallada del resultado de las actuaciones de investigación llevadas a cabo
La resolución deberá ser comunicada a la persona denunciante y a la persona denunciada.
Se plantean tres tipos de Resoluciones:
El incumplimiento de las normativas y leyes que le son de aplicación a GRUPO MAINJOBS, así como las conductas contrarias a las políticas, procedimientos, protocolos y procedimientos que tenga implementados, dan lugar a la aplicación del Régimen disciplinario adaptado previsto por GRUPO MAINJOBS respetando en todo caso los términos previstos en el artículo 54.2 del Estatuto de los Trabajadores relativo a la indisciplina o desobediencia en el trabajo, ya que las previsiones del presente Protocolo son directrices de obligado cumplimiento.
La infracción de las instrucciones contenidas en el presente Protocolo, así como la utilización y la gestión del Canal de mala fe, son conductas sujetas a la aplicación del régimen disciplinario mediante la imposición de la sanción correspondiente, sin poder contravenir en ningún caso, lo dispuesto en la normativa laboral y el Convenio Colectivo aplicable.
Cuando se tenga noticia, mediante notificación realizada por el Ministerio Fiscal o cualquier agente de la Autoridad, de la existencia de una investigación o procedimiento penal seguido contra GRUPO MAINJOBS o contra alguno de sus integrantes por delitos cometidos en el seno de GRUPO MAINJOBS, o de sus empresas dependientes, y que pudieran derivar responsabilidad penal para la compañía a tenor de lo dispuesto en el art. 31 bis CP o cuando de la conclusión de la investigación se decida por el órgano de administración o de gobierno la interposición formal de denuncia o querella se gestionarán las primeras líneas de defensa y se designará, en su caso, a un representante encargado de la eventual comparecencia de la compañía, así como la propuesta de los abogado/s y procuradores que resulten idóneos para la defensa y representación de GRUPO MAINJOBS debiendo tener en cuenta las posibles incompatibilidades de dicha representación con las diversas personas físicas investigadas o imputadas.
En caso de que el representante designado fuera durante la fase de investigación judicial declarado como investigado o debiera de comparecer durante la fase de juicio oral como testigo, deberá ser sustituido por otra persona.
GRUPO MAINJOBS, llevará, y mantendrá actualizado, un libro-registro de las comunicaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en la política del sistema interno de información y en el presente documento.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
El tratamiento de datos personales que deriven de la gestión e investigación de comunicaciones se regirán por lo dispuesto en el RGPD, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en la normativa aplicable.
El tratamiento de datos personales se entenderá lícito en base a lo que disponen los artículos del RGPD y 8 de la Ley PDGDD (cumplimiento de una obligación legal) y 11 de la Ley Orgánica 7/2021 y/o en el artículo 6.1.e) del RGDP.
Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del RGPD y 11 de la Ley PDGDD.
La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.
Los interesados podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679.
En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
El acceso a los datos personales obtenidos quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a, en su caso:
Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones que entran dentro del ámbito de aplicación material del Canal, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.
Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.
Plazos de conservación
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el Canal de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
Sin perjuicio de lo anterior, la persona responsable del sistema será la encargada de archivar y custodiar toda la documentación resultante, en el libro-registro, durante diez (10) años desde la recepción de la comunicación o denuncia, con la finalidad de dejar evidencia del funcionamiento del sistema interno de información de GRUPO MAINJOBS. Dicho archivo se realizará cumpliendo con las más estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.
En todo caso, las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
El presente protocolo se revisará al menos una vez al año, para lo que se podrá contar con apoyo de una persona física o jurídica externa especializada.
En el caso de que, en cualquier momento, se realice alguna modificación en el sistema interno de información de GRUPO MAINJOBS, será necesario actualizar el protocolo.
También deberá actualizarse para adaptarlo a todas aquellas circunstancias que puedan ir surgiendo, así como a la normativa o jurisprudencia que pueda dictarse. Todo ello, con el objetivo de adecuar el Canal a las máximas exigencias necesarias para el correcto funcionamiento de éste y dotarlo así de la eficacia oportuna para poder mitigar y evitar riesgos o irregularidades en materia de cumplimiento normativo.
Haz clic en el siguiente botón para acceder al formulario y enviar tu denuncia:
ACCEDER AL FORMULARIOPara completar tu denuncia, deberás:
– Rellenar el formulario con la información necesaria. Puedes hacerlo de forma anónima o indicar tu identidad si así lo deseas.
– El campo «descripción» debe tener un mínimo 50 caracteres.
– Una vez rellenado el formulario, se te solicitará la creación de una contraseña.
– Una vez generada la contraseña, se generará un código identificador de tu denuncia.
– Puedes utilizar tu código y contraseña para comprobar el estado de tu denuncia cuando quieras.
